COGEX E ASSOCIAÇÕES CARTORÁRIAS DEBATEM O USO EFETIVO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Paula Brito - 23/09/2024
Melhorar o uso dos sistemas disponíveis nos cartórios do Estado do Maranhão. Essa foi a pauta central da reunião, realizada na manhã desta sexta-feira (20/9), na sede da Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial do Maranhão (COGEX), entre a equipe do órgão correcional e os representantes de associações cartorárias que atuam no Estado. Dentre os pontos debatidos, a urgente necessidade das serventias maranhenses de alimentarem com dados os sistemas de informação, que subsidiam a atuação de diversos órgãos nacionais.
O encontro de trabalho foi proposto pelo corregedor-geral do foro extrajudicial, desembargador José Jorge Figueiredo dos Anjos, preocupado com o cumprimento dos prazos e cronograma estabelecidos para atualização das informações nas mais diversas plataformas. São informações obrigatórias, relacionadas à realização dos atos cartorários, a exemplo de transações imobiliárias, escrituras, testamentos, protestos, registro de nascimento, casamento e divórcio.
“A COGEX está à disposição para orientar e apoiar a melhor execução dos serviços, mas estaremos atentos aos prazos estabelecidos e cumprimento do cronograma, pois os serviços precisam ser executados rigorosamente dentro da lei. É um dever que temos para além da boa prestação dos serviços, garantindo que essas informações cheguem aos órgãos competentes, a fim de subsidiar uma série de ações e iniciativas, que vão do combate à corrupção e à lavagem de dinheiro à criação de políticas públicas que melhoram a vida da sociedade”, afirmou o desembargador.
Pelo que foi exposto na reunião, o problema de alimentação adequada dos sistemas não alcança todos os cartórios. Ainda assim, há uma parcela significativa de serventias que não cumpriu a obrigação de informar os dados no sistema e nem apresentou novo cronograma para execução, conforme prazo estendido pelo Conselho Nacional de Justiça. Além do novo cronograma, o diretor da COGEX, Osman Bacellar Neto, também defendeu a necessidade de elaboração de um plano de ação para a execução no prazo previsto.
Dentre os sistemas que precisam de atualização das informações, além da alimentação permanente dos atos praticados, destaque para a Central Eletrônica Notarial de Serviços Compartilhados (CENSEC), a Central de Informações de Registro Civil (CRC), Sistema Eletrônico de Registros Públicos (SERP) e Serviço de Atendimento Eletrônico Compartilhado (SAEC). O não cumprimento da atualização no prazo estabelecido, bem como a falta de lançamento regular das informações nos sistemas, pode gerar uma série de implicações aos cartórios com pendência, inclusive a abertura de processo disciplinar.
Participaram da reunião a juíza corregedora Laysa Mendes; o juiz corregedor André Bogéa; a coordenadora das Serventias, Eliana Monteiro; o coordenador de Inspeções, Cardel Mendonça; além dos representantes da Associação dos Titulares de Cartórios (ATC-MA), Diovani Santa Bárbara; do Instituto de Registro de Títulos e Documentos e de Pessoas Jurídicas do Brasil (IRTDPJ-MA), Thyago Soares; do Colégio Notarial do Brasil (CNB-MA), Gustavo Dal Molin; da Associação dos Notários e Registradores (Anoreg), Lucas Semeghini; da Associação de Registradores de Pessoas Naturais (Arpen-MA), Graciana Soares; e do Instituto de Estudos de Protesto de Títulos do Brasil (IEPTB-MA), Christian Carvalho.
OUTROS ASSUNTOS
Também foram tratados, durante o encontro, a necessidade de melhoria na comunicação entre as serventias e a COGEX, a unificação de selos com código de leitura quando da realização de diversos atos, necessidade de formação continuada, atualização do formulário de inspeções.
A COGEX propôs analisar o melhor fluxo na rotina de comunicação acerca dos acontecimentos do órgão, como forma de estreitar a relação com as serventias e fomentar o diálogo propositivo. Quanto à unificação dos selos, proposta pelos representantes das entidades, foi explicado que a finalidade é manter a realização de todos os atos, mas que em vez de um selo para cada ato, haveria apenas um selo com respectivo qr code, que ao ser lido, traz a informação de todos os atos realizados no respectivo documento. Atualmente é necessário um selo para cada ato.
Outra proposta que muito debatida foi a necessidade de formação inicial e continuada, como forma de aprimorar e uniformizar os serviços cartorários, elevando consequentemente o padrão de qualidade em todo o Estado. As entidades vão realizar o levantamento de algumas necessidades de formação nas respectivas áreas de atuação e apresentar à COGEX, que viabilizará parceria institucional para garantir a realização das ações formativas.
Por fim, em relação às inspeções, a juíza Laysa Paz ressaltou que é uma atividade que precisa de constante atualização, para estar em conformidade com as inovações trazidas no cenário atual. Ela disse que a Corregedoria do Foro Extrajudicial vai avaliar o que pode ser melhorado nas ferramentas de inspeção e reforçou que a COGEX está aberta para receber sugestões que possibilitem um ganho de eficiência na realização da atividade de correição.
Fonte: Ascom da COGEX