SOFTWARES PARA CARTÓRIOS: NÃO SÃO APENAS FERRAMENTAS, SÃO MEIOS DE TRANSFORMAÇÃO - POR JOELSON SELL
Paula Brito - 05/05/2025
No contexto da transformação digital, é comum tratarmos softwares como ferramentas criadas para executar tarefas específicas de maneira mais rápida ou automatizada. No entanto, ao olharmos para o mercado cartorário, percebemos que essa visão é limitada. Os sistemas utilizados vão além do conceito de "ferramenta". Eles devem ser compreendidos como meios: meios para inovação, integração, segurança, governança e, sobretudo, para a entrega de valor à sociedade.
Uma ferramenta é algo que se usa pontualmente para um fim específico, como uma planilha para calcular. Um meio, por outro lado, é um ambiente, uma plataforma ou estrutura que possibilita transformações mais profundas. Um sistema cartorário moderno não é só um "programa para registrar atos", mas sim o meio pelo qual se garante rastreabilidade, conformidade com normas, produtividade da equipe, atendimento eficiente ao cidadão e até mesmo a comunicação com outras instituições e entes públicos.
A digitalização dos serviços notariais e registrais impôs um novo paradigma: o cartório precisa ser também uma entidade tecnológica. E é nesse ponto que o software deixa de ser um coadjuvante para se tornar parte da espinha dorsal da operação.
Essas são algumas aplicações práticas dessa lógica:
- Integração com plataformas governamentais: interoperabilidade com e-Notariado, ONR, CRC, Sinter, CNIB e outros.
- Segurança da informação: sistemas que asseguram criptografia, backups automatizados, autenticação multifator e trilhas de auditoria.
- Atendimento digital: meios para prestação remota de serviços, agendamentos, emissão de certidões eletrônicas e atendimento via canais digitais.
- Indicadores e gestão de performance: dashboards que mostram produtividade, tempo médio de atendimento, gargalos e performance individual.
- Conformidade legal automatizada: atualizações automáticas com base nas normas da Corregedoria-Geral de Justiça e CNJ, reduzindo o risco de não conformidades.
Encarar o software como meio exige uma mudança de mentalidade por parte dos titulares, substitutos e equipes de gestão cartorária. Não se trata mais de "adquirir um sistema" apenas para cumprir uma exigência legal, mas de adotar uma solução tecnológica com uma visão estratégica. É investir em algo que estará presente na tomada de decisão, no planejamento de expansão, na capacitação da equipe e no relacionamento com o usuário final.
Isso também implica em escolher fornecedores que sejam parceiros tecnológicos e não apenas vendedores de sistema. Parceiros que entendam o ecossistema cartorário, ofereçam suporte contínuo, inovação constante e estejam alinhados com as mudanças regulatórias do setor.
Ao reconhecer que o software não é apenas uma ferramenta, mas um meio, o cartório se posiciona de forma mais estratégica, eficiente e preparada para os desafios de um mercado em constante evolução.
*Joelson Sell é um dos fundadores da Escriba Informatização notarial e registral, além de diretor de negócios da empresa
Fonte: Jornal do Notário