Cartório do 1º Ofício Extrajudicial de Paço do Lumiar se destaca em premiações de Gestão da Qualidade
Paula Brito - 02/01/2019
No XX Congresso Brasileiro de Direito Notarial e de Registro promovido pela ANOREG-BR, realizado nos dias 12 a 14 de novembro em São Paulo, aconteceu a solenidade de entrega da premiação do Prêmio de Qualidade Total Anoreg-BR, o PQTA 2018. O prêmio tem por objetivo avaliar e reconhecer os serviços Notariais e de Registro de todo o país, que atendam aos requisitos de excelência em gestão e boas práticas da qualidade na prestação dos serviços.
Na solenidade, três serventias extrajudiciais do estado do Maranhão receberam o prêmio por terem atendido aos requisitos de “Estratégia”, “Gestão Operacional”, “Gestão de Pessoas”, “Instalações”, “Gestão de Segurança e Saúde no Trabalho”, “Gestão Socioambiental”, “Gestão da Informatização e Controle de Dados”; “Gestão da Inovação” e “Compliance” previstos. As serventias receberam a visita de um auditor externo enviado pelo PQTA 2018, que avaliou e validou o cumprimento dos critérios e as evidências das boas práticas praticadas pelos cartórios. As serventias extrajudiciais maranhenses premiadas foram o 1º Ofício Extrajudicial de Paço do Lumiar, na categoria Diamante, o 2º Ofício de Balsas, na categoria Ouro e o 7º Ofício de Imperatriz, na categoria Bronze.
O Instituto de Estudos de Protesto de Títulos do Brasil – Seção Maranhão (IEPTB/MA) reconhecendo a importância das premiações conquistadas e, com o intuito de valorizar os bons exemplos para que sejam seguidos pelas demais serventias extrajudiciais maranhenses, entrevistou um dos vencedores do prêmio PQTA 2018, o tabelião e registrador do 1º Ofício Extrajudicial de Paço do Lumiar, Dr. Felipe Madruga Truccolo. Na ocasião, também conversou com Larissa Loureiro, consultora organizacional da TXAI Desenvolvimento, consultoria especializada em gestão de cartórios com mais de 10 anos de experiência, e que tem atuação em cartórios em mais de 18 Estados do país, inclusive no Maranhão.
A consultoria TXAI Desenvolvimento foi quem implementou o Sistema de Gestão da Qualidade nas serventias do 1º Ofício Extrajudicial de Paço do Lumiar e no 2º Ofício de Balsas, e deu todo o suporte para a conquista dos Prêmios no PQTA 2108.
Dr. Felipe Truccolo, registrador e tabelião do 1º Ofício Extrajudicial de Paço do Lumiar, que conquistou o prêmio Diamante, a mais alta premiação do PQTA, contou um pouco da trajetória dos últimos dois anos de intenso trabalho até chegar a este momento de reconhecimento externo com o prêmio. A consultoria TXAI teve um papel importante neste divisor de águas, pois o oficial viu no suporte da consultoria em gestão organizacional, um ponto de apoio a um assunto que é pouco explorado nos cursos de direito.
A consultora organizacional da TXAI, Larissa Loureiro, explicou sobre os serviços disponibilizados aos cartórios, que além da consultoria presencial e online, também realiza treinamentos, workshops, e recentemente desenvolveu um projeto chamado “Lapidando Diamantes” que realiza os treinamentos e ensina as ferramentas de gestão a serem implementadas nos cartórios de uma forma conjunta para uma turma fechada (com aprox. 25 pessoas) provenientes de mais de uma serventia, como forme de atender e oportunizar o desenvolvimento aos cartórios de menor porte. O acompanhamento da consultoria junto ao titular e equipe ocorre de forma periódica, presencial e online, através de proposições nessa gestão diária, auxiliando os oficias a implementarem as boas práticas de gestão específica para cartórios.
Qualquer serventia, independente do seu porte ou atribuição, pode participar do PQTA e implementar boas práticas de gestão e qualidade. Hoje, com as tecnologias existentes, conseguimos ter produtos/serviços que atendem a todos os cartórios no Brasil, independente de estarem na capital ou no interior, comenta a consultora da TXAI, Larissa Loureiro.
Para os interessados em aprofundar o entendimento de como funciona, basta acessar o website da consultoria e contatá-las para conhecer mais sobre como a gestão é fundamental, bem como entender os vários benefícios já identificados após implementação do sistema de gestão em cartórios a nível Brasil.
A consultora explicou de forma sucinta que realizando um diagnóstico inicial (o famoso retrato do atual momento), analisando pontos fortes e oportunidades de melhorias, aplicando os conhecimentos de gestão, em pouco tempo percebe-se o desenvolvimento positivo e necessário para as serventias de adequarem ao novo contexto que vivemos. Cada cartório é analisado dentro do seu contexto para poder trabalhar de forma correta e de acordo com a realidade da sua localidade, é possível implementar as ferramentas e boas práticas dentro do que realmente faz sentido à aquela serventia.
O processo de crescimento e adequação a um nível de excelência envolve a mudança de cultura, de comportamento, de visão de todos os envolvidos, principalmente do comprometimento das lideranças do cartório. “Tudo que envolve mudança exige um comprometimento maior de todos. As mudanças culturais e comportamentais levam algum tempo para acontecer” afirma a consultora.
Em pouco mais de dois anos que vem recebendo o acompanhamento da consultoria TXAI, o 1º Ofício Extrajudicial de Paço do Lumiar já recebeu dois importantes reconhecimentos da sociedade, a certificação ABNT NBR 15.906 (gestão de cartórios) e o Prêmio de Qualidade Total Anoreg-BR, o PQTA 2018, na categoria Diamante. Para Dr. Felipe Madruga Truccolo, essas premiações são reconhecimentos de um trabalho que está sendo feito há mais de dois anos. “As premiações que o 1º Ofício de Paço do Lumiar ganhou é uma consequência de todo um trabalho que estamos fazendo para a melhoria do cartório, dos colaboradores e de todos os serviços oferecidos para a sociedade maranhense”, frisou. A consultoria da TXAI Desenvolvimento está gerando bons frutos e grandes mudanças no comportamento de todos os envolvidos na serventia extrajudicial. Dr. Felipe Madruga Truccolo complementa que, várias mudanças que foram feitas ao longo desses anos vêm melhorando e agilizando cada vez mais os serviços no cartório validando através dos reconhecimentos todo esse trabalho desenvolvido. “Depois da consultoria da TXAI, várias mudanças de comportamento e de gestão vêm sendo colocadas em prática, agilizando e melhorando cada vez mais os serviços oferecidos. Um exemplo disso são os procedimentos padrão elaborados, os famosos POPs, onde foi descrito passo a passo de como fazer os documentos de forma padronizada, com segurança jurídica e de forma ágil. Qualquer colaborador novo que chegar ao cartório, por exemplo, saberá exatamente como fazer as atividades. Agora existe um padrão a ser seguido por todos”, destacou.
A consultoria no 1º Ofício Extrajudicial de Paço do Lumiar acontece de forma presencial, com visitas periódicas da consultora organizacional que analisa e conversa com as partes interessadas para verificar o acompanhamento dos trabalhos, estabelecimento e cumprimento das metas, e da execução correta dos serviços. Quando a consultora não está presente fisicamente no cartório, a consultoria continua de forma online, e qualquer dúvida referente ao cartório é resolvida através das tecnologias como, aplicativos de conversas, e-mail, Skype, telefone.
Para Dr. Felipe Madruga Truccolo, a consultoria ajudou a manter o foco e a reduzir tempo na organização do cartório, pois os consultores trazem na bagagem experiências adquridas em vários outros trabalhos ao longo de todos esses anos. “Em dois anos fizemos um trabalho que, se não tivéssemos a ajuda da consultoria, levaríamos, muitos anos para começar a ter resultados satisfatórios. A consultoria traz para os cartórios, várias outras experiências e ideias adquiridas em outros lugares que os profissionais já frequentaram, ajudando no processo de transformação”, afirmou.
As transformações e mudanças do 1º Ofício Extrajudicial de Paço do Lumiar já começam a ser observadas diariamente pelos usuários. As pesquisas de satisfação aplicadas no cartório mostram que as pessoas estão se sentindo mais valorizadas por terem um serviço mais rápido e eficiente, uma estrutura melhor e mais aconchegante e um atendimento mais humanizado. Essas mudanças também são comemoradas pelos colaboradores que agora possuem diversos benefícios que antes não tinham, como Plano de Cargos e Salários, confraternizações, ginástica laboral, treinamentos, premiações por meritocracia, por tempo de serviço, produtividade, entre muitos outros. Hoje, o cartório do 1º Ofício de Paço do Lumiar está se desenvolvendo cada dia mais e dando oportunidades de trabalho para muitas pessoas da região.
Dr. Felipe Truccolo afirma que pretende continuar com a consultoria TXAI Desenvolvimento ainda por muito tempo, “agora que começamos a ver os resultados positivos que a consultoria trouxe para o cartório, sentimos a necessidade de mantê-los conosco. Também temos outras metas para os próximos anos, como subir a régua da qualidade e certificarmos também na norma ABNT ISO 9001:2015 nos próximos anos, então o trabalho da consultoria é fundamental e essencial para atingirmos estes novos desafios”, frisou.
O amadurecimento da gestão é percebido pela consultora quando as práticas de trabalho com foco na excelência acontecem de forma natural. “A partir de um certo tempo, as visitas começam a ser pontuais durante o ano, pois damos todas as ferramentas para os cartórios conseguirem fazer o trabalho sozinhos” a partir da internalização, treinamento e compreensão claro das ferramentas da gestão e qualidade, afirma Larissa Loureiro. Além de todos os benefícios que a consultoria realiza nos cartórios, a mudança de cultura e de comportamento são as mais importantes, pois sem elas nada acontece. “A mudança é sempre complexa, principalmente nos primeiros momentos, pois o medo ao novo é algo inerente ao ser humano. Portanto, se as pessoas envolvidas no processo não tiverem dispostas a fazer esse movimento verdadeiramente, o trabalho e resultados podem ser impactados. É preciso se conscientizar de que toda mudança de cultura e de comportamento é necessária para o crescimento pessoal e profissional de cada um. E foi assim que conseguimos esses excelentes resultados no 1º Ofício Extrajudicial de Paço do Lumiar, com muito trabalho e comprometimento de todos os envolvidos no cartório”, frisou Dr. Felipe Truccolo.